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マンションの管理組合とは?業務内容や役職別の仕事を徹底解説!

2021年10月06日更新

マンションの管理組合は、私たちがマンションで快適な暮らしをするために重要な役割を果たしています。

ですが、あまり詳しく理解していない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、そんなマンション管理組合の業務内容や役職について、わかりやすく解説していきます!

住民の生活を守るために不可欠!マンションの管理組合とは

「区分所有建物」である分譲マンションでは、所有者全員で構成される団体を設ける必要があります。

そのため、所有者全員がマンション管理組合の組合員であり、当事者としてマンションを管理することになります。

所有者全員が組合員であることによって、多くの意見が十分に反映された、住み心地の良いマンション運営につながるのです。

また後に詳しく紹介しますが、管理組合には様々な業務があり、そのどれもが私たちの住みやすさに影響を与えます。

さらに、適切な管理をすることによって、マンションの資産価値を保つことにもつながります。

そして、マンションで生活を送る際に欠かせない、住民同士の協力関係の構築にも役立ちます。

このように、マンション管理組合は分譲マンションに住む人にとって欠かせない団体なのです!

多岐にわたるマンション管理組合の業務内容【共用部分の管理等】

区分所有法に定められているマンション管理組合の業務内容は多岐にわたりますが、その中でも特に知っておきたいことを4つ紹介します!

共用部分の保安や清掃

マンションを購入した場合、居住空間となる場所以外にも、共有部分を使用する権利を取得しています。

専有部分については自身で管理することになりますが、共用部分は特定の個人が所有しているわけではないため、所有者全員で構成される管理組合で管理することになります。

基本的に、共用部分の保安や清掃に関しては、マンションの維持管理の専門業者である「マンション管理会社」に委託します。

居住ルールの策定

マンション独自の居住ルールを策定するのも、管理組合の仕事です。

マンションは一軒家と比較して隣人トラブルが起きやすく、一定のルールを設ける必要があります。

そこで、月一回の理事会において、トラブルや迷惑行為について話し合い、新しいルールを設ける方が良いのか、現状のままで良いのか等を検討・議論します。

また、工事によって使用禁止箇所が発生する場合には、その規定もおこない、理事会後に掲示板等で周知します。

継続的にルールに違反した行為をするなど他の住民に対して悪影響を及ぼす居住者に対しては、行為の停止、退去請求などをおこなうことも可能です。

修繕計画の策定や変更

マンションの修繕計画を策定するのも、管理組合の業務です。

マンションはいずれ老朽化するため、適切なタイミングで修繕をすることによって、資産価値を保つことができます。そのためマンション管理組合では、30年ほどの長期的な維持管理について「長期修繕計画」を定めます。

この長期修繕計画は一度策定しただけでは終わらず、劣化の速度や積立金の回収状況に応じて適宜見直しがされます。

さらに、修繕工事をおこなう業者の選定や、業者との交渉をおこなうのも管理組合の重要な仕事です。

外部との渉外業務

官公署や町内会との渉外業務も、マンション管理組合が果たす重要な役割です。

各団体との連絡は、各戸ごとにおこなわれることもありますが、マンション管理組合が窓口となり、その後住民に周知するスタイルであることが多いです。

さらに、マンション管理会社との渉外業務は特に重要な業務です。管理会社から工事の提案があったりした場合には、管理組合が内容を精査し、検討することが求められます。

管理会社に全て任せてしまうのではなく、密なコミュニケーションをとることで、所有者に合った管理を実現できます。

マンション管理組合の役職とは【理事か監事のどちらかを務める!】

マンション管理組合の役職は大きく「理事」と「監事」の二つに分けることができます。

「理事」は管理組合の業務に直接的に関わる

理事になると、月に一回ほど開かれる「理事会」に出席し、マンション運営に関する様々なことを主体的に決議します。

特に、一月の中で起きてしまったトラブルや、収支計画について話すことが多いです。

また、年に一回開かれる「定期総会」や、大規模な修繕など大きな議題がある際に開かれる「臨時総会」も開催・参加します。

理事の中でも役職が分かれており

  • 理事長…管理組合の代表であり、全体を統括する
  • 副理事長…理事長をサポートしたり、理事長が不在の時に代行したりする
  • 書記…議事録を作成する
  • 会計…財務状況のチェック、収納、保管など会計業務をおこなう
  • 総務…主に備品の管理・購入をする
  • 広報…町内会などとの連絡の窓口業務をおこなう

など、細かく定められているのが特徴です。

この役割分担や役職名はマンションの管理組合ごとに異なります。

理事になると、休日であるのにも関わらず理事会に出席しなければならず、さらに普段の生活でもマンションのために何らかの仕事をする必要があります。

そのため、負担に感じてしまう方も多いです。

ですが、「管理費の使われ方を知れる」「居住ルールの策定に主体的に関われる」「管理会社の働きぶりを把握できる」などのメリットもあります。

そして、理事は定期的に集まるので、マンション内での心強い知り合いができます。

あまり負担に感じすぎず、積極的に活動しましょう!

「監事」は理事の仕事をチェックしサポートする

監事は理事のように毎月理事会に参加する必要はありません。

ですが、年に一回開催される定期総会や、大きな議題があるときに開催される臨時総会には、監事も参加することが求められます。

総会はマンション管理組合の中で最も意思決定力の強い機関であり、半数以上の組合員が出席しなければなりません。

つまり、理事だけでマンション運営を進めていくことはできず、監事も重要な役割を担っているのです!

また、理事会が適切に業務をおこなっていなかったり、透明性が確保されていなかったりする場合には、定期総会で監事側から報告することができます。

理事会に参加しない分負担は少ないものの、当事者意識を持って管理組合の活動に取り組みましょう!

誰でも理事長になるの?マンション管理組合の役職の決め方

マンション管理組合の役職は大きく「理事」「監事」の二つに分けられると説明しました。

中には「理事は面倒くさそうだから、何とかして避ける方法はないのか。」と思ってしまう方もいるはずです。

では、それらの役職はどのように決まるのでしょうか。

管理組合の役職は、定期総会の中で決定されることが多いです。

基本的に、理事は立候補や推薦もあるものの、輪番制で選ばれます。

つまり、理事をやりたくないと思っても、一定の周期で理事を務める必要があるのです!

理事の任期はマンションによって違いはあるものの、1年制であることが多く、2年制の所も稀にあります。

物凄く長い期間理事を務めることは基本的にありません。

上に書いたように、理事として活動する際にはメリットもたくさんあるので、任された期間内はきちんと職務を全うしたいですね!

【注意点】マンションの管理組合として気を付けるべきこと

マンションの管理組合は上述のように重要な役割を担っています。

より管理組合のメリットを活かすために、特に知っておきたいポイントを3つ紹介します!

組合員は積極的に参加し、任された仕事は必ずおこなう

組合員が管理組合の活動に主体的に参加することで、より住み心地の良いマンションにすることができます。

分譲マンションに住んでいると、住民間での迷惑行為や、設備の劣化など、気になる点が出てきます。

些細なことだとしても、理事会や総会で議題にすることで改善が見込めることもあるでしょう。

また、理事長や会計、広報など、理事として受け持った役職については責任を持って全うする必要があります。

「使途不明金が発生してしまった」「管理会社との交渉をすっぽかしてしまった」など、組合員が仕事を適切におこなわなかった場合、管理組合の運営に重大な影響を与えてしまいます!

様々な専門家からサポートを受ける

マンション管理組合は多くの業務があり、リフォーム・会計等の専門知識が必要になる場合があります。

「専門用語等分からないため、輪番制で自身に担当が回ってくるのが心配。」という方も多いのではないでしょうか。

そのため、管理会社やマンションコンサルタントなど、専門的な知識を持ったプロのサポートを受けることが望ましいです。

組合員だけでは難しい仕事を適切にサポートしてもらい、より良い運営をしていきましょう!

管理会社の言いなりにならない

マンションの管理を管理会社に委託する際には、管理会社の言いなりになってしまわないことが重要です。

管理会社が提供するサービスは一般的なものだけにとどまらず、コンシェルジュの配置、交流イベントの企画、ベビーシッターの派遣、介護士の派遣など、多岐にわたっています。

これらのサービスを取捨選択できず、管理組合の言うとおりに全て実行してしまうと、余計に管理費がかかることが考えられます。

居住者にとって本当に必要な管理サービスかどうかを見極め、無駄を省くという視点を持ち続けるようにしましょう。

また、管理会社を変更することも可能です。

管理費や修繕積立金を不当に値上げしたり、一時金の支払いを求めてくる管理会社も存在します。

管理組合として正しい視点を持ち、適切な管理会社と付き合っていきましょう!

快適な生活のために!マンション管理組合を正しく理解しよう

ここまで、マンションの管理組合について解説してきました。

管理組合はマンションの居住者にとってなくてはならない存在であり、正しい知識を持っていることで快適な生活につながります。特に、

  • 管理組合には渉外業務、修繕計画、居住ルール策定など多くの業務がある
  • 「理事」と「監事」の2つの役割があり、どちらも重要
  • 基本的には輪番制で役職を務めなければいけない

ことは頭に入れておきましょう。

本記事を参考にして、より良いマンションライフを実現してください!

 

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